Unternehmen im Immobiliensektor haben erhebliche Lücken was das Management ihrer Daten und Dokumente angeht, so das Fazit einer Analyse des IT-Unternehmens docunite. Erschwerend kommt hinzu, dass die Immobilienbranche in Sachen Digitalisierung lange nicht so gut aufgestellt ist, wie andere Branchen. Patrick Penn, Gründer und Geschäftsführer der docunite GmbH, analysiert für IMMOBILIEN AKTUELL die aktuelle Situation.
Es könnte einigen Unternehmen zum Verhängnis werden: Nach Jahren des Wachstums hat sich der Wind gedreht. Eine neue PwC-Urban Land Institute-Studie zeigt, dass 71 Prozent führender Vertreter des Immobiliensektors damit rechnen, dass Europa noch vor Jahresende in eine Rezession rutschen wird. Ein Rückgang der Immobilienwerte scheint dabei vorprogrammiert. Nicht nur Digitalisierung und Innovationen sind jetzt angesagt, sondern vor allem auch die Effizienzsteigerung in den Prozessen. Mit dem Aufbau eines digitalen Dokumentenmanagements lassen sich diese Herausforderungen meistern.
Datensilos führen zu schlechten Prozessen und Dubletten
Die umfassende Analyse des PropTechs docunite bei einem deutschen Immobilienunternehmen untermauert die jüngsten Erkenntnisse des Zentralen Immobilienausschusses (ZIA), nach denen 94 Prozent aller Immobilienunternehmen unter Datensilos leiden. Sie zeigt darüber hinaus: Ein Unternehmen mit den Bereichen Asset-, Fonds- und Property-Management häuft im Schnitt pro Immobilienobjekt rund 7.200 Dokumente an. Bei dem betrachteten Unternehmen mit 100 Objekten summiert sich das laut Stichproben allein in den Bereichen Asset- und Fonds-Management auf rund 126.000 Ordner mit einer halben Million Dateien. Davon ist laut docunite allerdings mehr als jede zweite Datei eine Dublette (58 Prozent).
Verschachtelte Ordnerstrukturen machen Dateien unauffindbar
Doppelt oder sogar mehrfach abgelegte Dateien erzeugen nicht nur überflüssige Datenmengen, sondern verhindern eine transparente und sichere Zusammenarbeit. Ein weiteres Problem ergibt sich aus verschachtelten und inkohärenten Ordnerstrukturen und Ablagen. Dadurch können Mitarbeiter viele wichtige Dokumente zu Gebäuden oder Transaktionen gar nicht erst finden. Fazit: Bei vielen Immobilienunternehmen herrscht Informationschaos.
Fehlende Strategie erhöht unternehmerisches Risiko
Zum finanziell raueren Wind kommen aufwendigere Nachweis-Pflichten im Zuge von ESG hinzu. So wird die falsche oder gar fehlende Daten- und Dokumentenstrategie schnell zum Unternehmensrisiko. Die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements ist die passende Antwort auf diese Mischung aus Herausforderungen. Es bildet die Grundlage für den Effizienzgewinn im eigenen Haus. Ressourcen werden geschont, Blindleistung verhindert, die eigene Schnelligkeit erhöht. Das schützt die Margen.
Der einfache Weg zu belastbaren ESG-Reportings
Mit einem guten Informations- und Dokumentenmanagement lassen sich zudem belastbare ESG-Reportings erstellen, die beispielsweise Nachhaltigkeitsanforderungen wie einen energieeffizienten Gebäudebetrieb mit entsprechenden Nachweisen belegen können. Laut Ernst & Young gilt eine adäquate Datengrundlage allein für eine ESG-konforme Portfolio-Strategie für 98 Prozent der Immobilienunternehmen als ausschlaggebend. Ohne die passenden ESG-Daten drohen Verwaltern zum Beispiel Verluste für sogenannte Stranded Assets, also unverkäufliche Objekte.
Der Verfall der Immobilienwerte setzt Unternehmen nun zusätzlich stärker denn je unter Druck, die richtigen Investitionsentscheidungen zu fällen. Fragen wie: Bei welcher Alt-Immobilie rechnet sich die Sanierung noch? Welche Immobilie muss jetzt abgestoßen werden und bei welchen Objekten handelt es sich überhaupt um einen lohnenswerten Kauf? Dies alles lässt sich nur anhand vorhandener und vor allem aktueller Dokumente beantworten.
KI-gestützte Ordnung in den Dokumenten
docunite hat für die Immobilienbranche ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) entwickelt, das die spezifischen Rollen von Asset Managern, Fonds-Managern und Investment-Managern im Fokus hat. Es berücksichtig die spezifischen Dokumententypen wie zum Beispiel Mietverträge, Grundbucheinträge, Gewährleistungsansprüche und vieles mehr.
Die technische Grundlage bildet eine in Deutschland gehostete Cloud-Lösung. Ein Herzstück ist die Künstliche Intelligenz Neo. Sie hilft dabei, automatisiert relevante Informationen zu erfassen – wie beispielsweise zu Mietverhältnissen – und diese transparent zu gestalten. Nachdem ein Softwaremodul die Dokumente aus mehr als 70 möglichen Dateiformaten verarbeitet und in PDFs konvertiert hat, liest Neo sämtliche Dokumente virtuell aus. Dabei erkennt die KI automatisiert Schlagworte und Zusammenhänge – und klassifiziert initial die Dokumente selbst. Jedes erkannte und mit Attributen angereicherte Dokument wird nach dem Single-Source-Prinzip einmalig zentral abgelegt und mit Zugriffsrechten versehen. Heißt: Das zuletzt abgelegte Dokument ist aktuell.
Das Resultat: Diverse Abteilungen greifen ausgehend von den von ihnen benötigten Informationen immer auf dasselbe Dokument zurück. Die Kombination aus Single-Source und Meta-Attributen erlaubt eine völlig andere Idee von Ordnung, die die Zusammenarbeit neu aufstellt.
