Digitalisierungsexperte Wolfgang Schmid, Geschäftsführer der edr software und Gründer der mydocma Bausoftware-Plattform, skizziert am Beispiel von Wohnungsübergaben, wie ein durchgängiges Datenmanagement für die Branche aussehen kann und erklärt, wie integrative Digitalisierung nach dem Shared Data Environment-Ansatz (SDE) funktioniert.
Innerhalb der Immobilienbranche herrscht große Unzufriedenheit mit der Datenintransparenz. Das geht aus einer im September 2022 vom ZIA (Zentraler Immobilien Ausschuss) & der EY Real Estate (Prüfungs- und Beratungsorganisation) veröffentlichten Digitalisierungsstudie hervor: Demnach bemängeln 94 Prozent der 250 Befragten aus privaten und öffentlichen Unternehmen die hohe Anzahl an Datensilos (also Datensätze, auf den nur eine Abteilung eines Unternehmens Zugriff hat und die dem Rest des Unternehmens verschlossen bleiben).
Woraus resultieren Ihrer Meinung nach die vielen Datensilos?
Wolfgang Schmid: Für schlechte Datentransparenz und -qualität ist oftmals veraltete Software verantwortlich. Inkompatible Insellösungen, die keinem ganzheitlichen Ansatz folgen. Workflows, die an den Systemgrenzen enden. Fehlende Schnittstellen, die eine gezielte Kombination und Interaktion von IT-Anwendungen verhindern. Zu starre und geschlossene Unternehmensstrukturen fördern Scheuklappen-Denken, was zur Folge hat, dass für ein abteilungs-, fach- und firmenübergreifendes Datenmanagement sowohl der Gesamtüberblick als auch das Know-how fehlt.
Es ist höchste Zeit, neue Wege zu beschreiten, damit Datensilos die digitale Transformation von Unternehmen nicht weiterhin verlangsamen und die Produktivität durch redundante Tätigkeiten schmälern. Die Marschrichtung muss sein: Weg von IT-Inseln, hin zu integrativen Digitalisierungskonzepten. Systemübergreifendes Datensharing lautet das Stichwort.
Sämtliche Abläufe für Projektentwickler digitalisiert: ein Beispiel
edr software betreut viele Kunden aus der Immobilienbranche. Geben Sie uns ein Praxisbeispiel für eine durchdigitalisierte Prozesskette über verschiedene Systeme hinweg.
Wolfgang Schmid: Wir haben für einen großen Projektentwickler sämtliche Abläufe rund um die Wohnungsübergabe und Gewährleistungsphase digitalisiert - ohne Medienbrüche. Durch die Verknüpfung unseres Formularmanagers mit der Stammdatenquelle des Kunden werden die entsprechenden Eingabefelder in der Übergabeprotokoll-Maske automatisch vorbelegt.
Ebenfalls angebunden ist ein Satz von Dokumenten, DSGVO- und Eigentümerinformationen, den die Wohnungseigener vor Ort digital signieren. Eine Verbindung zum E-Mail-System sorgt dafür, dass nach Abschluss der Wohnungsübergabe alle involvierten Personen sofort im Besitz der unterzeichneten Unterlagen sind. Das Übergabeprotokoll ist außerdem an das Mängelmanagementsystem gekoppelt, so dass die erfassten Mangeldaten gleich an der richtigen Stelle weiterbearbeitet werden können. Genauso verhält es sich bei der Beanstandungs-App, über die Eigentümer in der Gewährleistungsphase Mängel anzeigen. Per QR-Code-Scan abrufbar, übergibt die mobile Maske mit vorausgefüllten Feldern zu Wohneinheit, Personalien und Objekt, aufgenommene Mangelinformationen ebenfalls direkt ins Mängelmanagement-Modul.
Dem Problem der Datenabschottung begegnen
Sie haben die mydocma Bausoftware-Plattform ins Leben gerufen. Auf welchem integrativen Konzept basiert sie?
Wolfgang Schmid: Wir verfolgen schwerpunktmäßig den Shared Data Environment (SDE)-Ansatz. Das ist mit Blick auf Aufwand und Ertrag unseres Erachtens die beste Lösung, um dem Problem der Datenabschottung zu begegnen und Systeme miteinander sprechen zu lassen. Anders als in einer Common Data Environment (CDE), einer Umgebung, in der alle Unternehmensinformationen zentral zusammengeführt sind, belässt man die Fremddaten dabei in der Ursprungssoftware. Also dort, wo sie erhoben wurden und am besten verarbeitet werden können. Die Verknüpfung unseres digitalen Projektraums mydocma mit externen Quellen erfolgt zweckbezogen, das heißt, wir migrieren und synchronisieren nur diejenigen Daten, die für Prozesse im jeweiligen System relevant sind.
An einem konkreten Beispiel erklärt: Statt sich extra auf einer CDE-Plattform einloggen zu müssen, um eine E-Mail zu schreiben, wird sie in einer Shared Data Environment mit dem Mail-Client verfasst, den man ohnehin benutzt, und automatisiert im Projektraum abgelegt. Prinzipiell gilt: Ein Unternehmen muss für verschiedene Inhalte führende Systeme definieren. Das SDE-Konzept bietet sich für viele Themenbereiche an. Ist in bestimmten Fällen keine geeignete Software vorhanden, um Daten per Schnittstelle zu übernehmen, können diese selbstverständlich auch in unsere Softwaremodule eingepflegt werden.
„Flexible Schnittstellentechnik erforderlich“
Wie sieht eine Shared Data Environment konkret aus? Und wie wird sie technisch umgesetzt?
Wolfgang Schmid: Eine Shared Data Environment entsteht, wenn zwischen verwendeter Software und externen Quellen eine nahtlose Datenfreigabe und -integration sattfindet. Sie beinhaltet je nach Bedarf beispielsweise Verknüpfungen zu ERP-, CRM- oder DMS-Lösungen, BIM-Modellen, Bauplänen, fachspezifischen Quellen, Terminplänen, Projektstrukturen, E-Mail-Systemen, Adressdatenbanken, Bildarchiven und so weiter. Damit alle digitalen Komponenten, im Sinne eines effizienten Workspace geordnet miteinander interagieren, ist flexible Schnittstellentechnik erforderlich. Über sie erfolgt die Konsolidierung, also die gezielte Zusammenführung von Daten aus verschiedene Quellsystemen zu einem funktionierenden Gesamtkreislauf.
Selbstverständlich mit eingebauten Kontrollen für Zugriff, Authentifizierung und Autorisierung, um sensible Daten zu schützen und eine angemessene Verwendung sicherzustellen. Wir haben für den ungehinderten Austausch von Datenressourcen mit Fremd-IT eigens ein Integrationsinstrument entwickelt. Das regelt und automatisiert sämtliche Szenarien der Vernetzung: Angefangen von der Stammdatenhaltung, über den Nachrichtenaustausch bis hin zu umfangreichen Prozessketten.
Worin sehen sie die Hauptvorteile einer geteilten Datenumgebung?
Wolfgang Schmid: Es ist ein wirksames Vorgehen, um Datendoubletten, veraltete Daten und redundante Eingaben zu verhindern, Fehler zu reduzieren und die Zusammenarbeit zu verbessern. Ein kollaborativer Raum, der es Nutzern ermöglicht, bei Bedarf auf alle benötigten Daten zuzugreifen, sie gemeinsam zu bearbeiten und zu aktualisieren. Damit spart man sich in der Projektarbeit eine Menge Zeit. Und dem Management liegen für Entscheidungsfindungen zuverlässige Daten vor, die immer up to date sind.
